DASAR HUKUM
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya untuk pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan menyatakan bahwa arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara, pemerintahan daerah, dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara merupakan memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam penyelenggaraan pemerintahan negara sehingga perlu dilakukan usaha penyelamatan secara terpadu, sistemik, dan komprehensif. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal, harus bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang membutuhkan pemahaman dan pemaknaan yang kuat dari berbagai kalangan, terutama di kalangan penyelenggara negara.
Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan dilakukan melalui kegiatan pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
PERMASALAHAN
Pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan melalui audit kearsipan yang meliputi proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan di masing-masing pencipta arsip. Pengawasan kearsipan merupakan tanggung jawab ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional, yang dilakukan terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah.
Kegiatan pengawasan kearsipan yang dilaksanakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di Kabupaten Bulungan sebelumnya belum memiliki relugasi secara khusus yang mengatur terkait Peraturan Bupati yang mengatur tentang pedoman pengawasan kearsipan khususnya Pemerintah Daerah Kabupaten Bulungan, tenaga arsiparis masih kurang, SDM yang tersedia belum mengikuti bimbingan teknis dan pendidikan dan pelatihan arsiparis karena minimnya anggaran hal ini menyebabkan kurang optimalnya penagawasan kearsipan yang dilaksanakan selama ini.
Kondisi yang diharapkan tersusunnya peraturan bupati tentang pedoman pengawasan kerasipan sebagai acuan tenaga arsiparis dalam melaksanakan tugas dan fungsi di Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan.
Dalam melaksanakan kegiatan pengawasan kearsipan di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bulungan menghadapi beberapa masalah.
Permasalahan yang dihadapi diantaranya adalah:
• Belum optimalnya pengawasan kearsipan terkait indikator penilaian reformasi birokrasi kearsipan dalam Indeks Kearsipan dari tahun ke tahun yang merupakan bagian dari Area Perubahan Tata Laksana pada evaluasi Reformasi Birokrasi. Pengawasan Kearsipan ini dilakukan melalui Penilaian yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sesuai Peraturan Nomor 19 Tahun 2019. Pengawasan kearsipan merupakan agenda rutin tahunan yang wajib dilaksanakan oleh setiap pencipta arsip. Sesuai ketentuan, hasil pengawasan tersebut harus dilaporkan paling lambat setiap tanggal 31 Agustus pada tahun berjalan ke pimpinan instansi dan tembusannya ke ANRI;
• SDM yang tersedia belum mengikuti bimtek/diklat arsiparis;
• Belum adanya peraturan bupati tentang pedoman pengawasan kearsipan;
• Minimnya anggaran dalam pemenuhan kebutuhan kearsipan;
• Sarana dan Prasarana tidak memadai.
Sehingga pelaksanaan kegiatan audit penilaian pengawasan kearsipan internal mendapat nilai yang buruk.
Berdasarkan hal tersebut maka perlu dibuat peraturan bupati tentang pedoman pengawasan kearsipan untuk meningkatkan pengelolaan dan penataan arsip dinamis perangkat daerah dalam rangka mewujudkan pengawasan kearsipan yang berkesinambungan.
ISU STRATEGIS
Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) di Kabupaten Bulungan merupakan upaya pemerintah daerah untuk meningkatkan tata kelola kearsipan yang transparan dan akuntabel sesuai standar nasional. Membangun komitmen pimpinan dan staf di seluruh perangkat daerah untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik dan menjadikan arsip sebagai fondasi pemerintahan yang baik dan berkelanjutan. Program ini telah dicanangkan untuk memastikan setiap instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bulungan memiliki kesadaran tinggi dalam mengelola dokumen negara.
Langkah ini didukung oleh hasil audit kearsipan internal yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bulungan untuk memetakan kepatuhan setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dengan Penguatan Tata Kelola & Regulasi melalui Penataan Kelembagaan, Memastikan unit kearsipan memiliki struktur dan dasar hukum yang kuat untuk menjalankan fungsi pengawasan secara efektif. Implementasi 4 Pilar Kearsipan dengan Pengawasan memastikan kepatuhan terhadap Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD.
Peningkatan Nilai Pengawasan melalui Kualitas Pembinaan, Pengawasan tidak hanya bersifat audit penilaian, tetapi lebih ditekankan pada pembinaan berkelanjutan bagi tiap unit kerja dengan melaksanakan Penerapan ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal) menggunakan instrumen audit digital untuk mengukur sejauh mana implementasi pengelolaan arsip sesuai dengan standar yang berlaku.
METODE PEMBAHARUAN
Kondisi Sebelum Inovasi
Untuk mendukung peningkatan penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip wajib memenuhi regulasi:
• Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
• Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
• Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
• Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.
Berdasarkan hasil audit kearsipan disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bulungan dengan hasil nilai audit kearsipan internal tahun 2021 dengan jumlah nilai 36,3 pada kondisi “Kurang”, dengan beberapa catatan umum pada Pemerintah Daerah Kabupaten Bulungan.
KONDISI SETELAH INOVASI
(THREEPAD) Peningkatan Pengelolaan Dan Penataan Arsip Dinamis melalui pengawasan kearsipan internal umumnya menunjukkan perbaikan signifikan dalam tata kelola dokumen pemerintahan dan organisasi, pada setiap aspek menunjukkan peningkatan kualitas tata kelola administrasi yang lebih terukur dan efisien, pada inovasi ini sering kali melibatkan metode evaluasi mandiri (self-assessment), mengubah pola pengawasan dari yang bersifat manual dan reaktif menjadi lebih proaktif. menghasilkan perubahan positif berikut:
• Peningkatan Kepatuhan dan Standarisasi: Pengelolaan arsip lebih sesuai dengan kaidah, prinsip, dan standar kearsipan yang berlaku.
• Tertib Administrasi: Terwujudnya tata kelola arsip yang lebih rapi, terstruktur, dan efisien pada perangkat daerah.
• Identifikasi Masalah Lebih Cepat: Inovasi (seperti self-assessment) memungkinkan instansi mendeteksi kekurangan pengelolaan arsip secara mandiri sebelum diaudit secara eksternal.
• Pemetaan Kondisi yang Akurat: Tim pengawas dapat lebih mudah memetakan permasalahan riil di unit kerja melalui metode inovatif.
• Peningkatan Efisiensi Pencarian: Sistem pengawasan yang lebih baik mempermudah pencarian arsip yang dibutuhkan, mengurangi risiko kehilangan informasi penting, dan mendukung kecepatan layanan publik.
• Penguatan Pengelolaan Dinamis: Adanya dorongan pada perbaikan pengelolaan arsip aktif dan penyelamatan arsip statis.
• Peningkatan Kualitas Layanan Publik: Hasil pengawasan yang lebih baik berdampak pada kemudahan pencarian kembali arsip (retrieval) saat dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan atau layanan masyarakat
Berdasarkan hasil audit kearsipan disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bulungan dengan hasil nilai audit kearsipan internal tahun 2025 dengan jumlah nilai 66,208 pada kondisi “Baik”, dengan beberapa catatan umum pada Pemerintah Daerah Kabupaten Bulungan.
Peningkatan Pengelolaan dan Penataan Arsip Dinamis berdasarkan Data Hasil Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bulungan menunjukkan peningkatan dari tahun ke tahun.
Peningkatan Pengelolaan dan Penataan Arsip Dinamis arsip di lapangan masih berjuang untuk beralih dari pola konvensional (kertas) ke pola digital yang lebih terstruktur dan efisiensi. Inovasi ini mengubah pengawasan dari sekadar rutinitas administratif menjadi alat strategis untuk meningkatkan kinerja dan transparansi organisasi.
KEUNGGULAN/KEBAHARUAN
Inovasi dalam pengawasan kearsipan internal kini tidak lagi sekadar melakukan audit rutin, tetapi telah bertransformasi menjadi pembinaan strategis yang berbasis digital dan akuntabilitas. Berdasarkan praktik di berbagai daerah dan lembaga, berikut adalah keunggulan dan kebaharuan dari inovasi Peningkatan Pengelolaan da Pentaan Arsip Dinamis Melalui pengawasan kearsipan internal:
1. Pergeseran dari Audit ke Pembinaan (Coaching Model)
• Keunggulan: Pengawasan tidak lagi hanya mencari kesalahan (audit/inspeksi), tetapi lebih menekankan pada bimbingan dan pembinaan (coaching) kepada unit kerja untuk memperbaiki tata kelola arsip.
• Kebaharuan: Adanya pendekatan door to door (layanan jemput bola) dalam pembinaan penataan arsip di seluruh perangkat daerah, melakukan gerakan pembinaan khusus, seperti gerakan penataan dan pengawasan terpadu di tingkat daerah untuk memastikan konsistensi standar kearsipan.
2. Digitalisasi Pengawasan (E-Audit & Srikandi)
• Keunggulan: Mempercepat proses pengawasan, meningkatkan keamanan data dari risiko kerusakan fisik, dan meningkatkan akurasi data pengawasan.
• Kebaharuan: Penggunaan sistem aplikasi seperti SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) atau sistem digital lokal lainnya untuk audit, yang memungkinkan pengawasan dilakukan secara real-time.
3. Peningkatan Kepatuhan dan Indeks Kinerja
• Keunggulan: Hasil pengawasan secara langsung berkontribusi pada peningkatan nilai Indeks Kinerja PANRB, SAKIP (Sistem Akuntabilitas Kinerja Pemerintah), dan Reformasi Birokrasi (RB).
• Kebaharuan: Fokus pada terwujudnya tata kelola arsip yang good governance dan akuntabel di tingkat perangkat daerah.
4. Optimalisasi Sumber Daya yang Minim
• Keunggulan: Pengawasan diarahkan untuk membantu perangkat daerah yang memiliki SDM kearsipan terbatas agar tetap bisa mengelola arsip sesuai standar.
5. Penyelamatan Arsip Statis dan Keamanan Informasi
• Keunggulan: Adanya jaminan keamanan dan integritas arsip, sehingga mengurangi risiko kehilangan atau manipulasi data.
• Kebaharuan: Pengawasan yang tidak hanya mengaudit arsip aktif, tetapi juga memastikan penyelamatan arsip statis internal dan arsip vital.
Dengan inovasi ini, pengawasan kearsipan internal diyakini dapat menciptakan budaya tertib arsip yang berkelanjutan dan mendukung akuntabilitas kinerja instansi.
TAHAPAN INOVASI/BISNIS PROSES INOVASI
Inovasi Peningkatan Pengelolaan dan Penataan Arip Dinamis dilaksanakan berdasarkan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) disusun sebagai pedoman dan acuan bagi dalam melaksanakan kegiatan pengawasan kearsipan Internal, sehingga pelaksanaan pengawasan kearsipan internal dapat terlaksana secara lebih terarah dan terkoordinasi dengan baik.
Tahapan pengawasan kearsipan internal merupakan proses sistematis untuk menilai kesesuaian penyelenggaraan kearsipan di lingkungan organisasi dengan standar yang berlaku. Berdasarkan peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), tahapan utamanya meliputi:
1. Perencanaan Pengawasan
Langkah awal untuk menyusun program kerja berdasarkan kebijakan organisasi dan regulasi terbaru, seperti UU No. 43 Tahun 2009. Kegiatan meliputi:
• Penentuan objek pengawasan (Unit Pengolah atau Unit Kearsipan).
• Pembentukan Tim Pengawas.
• Penyusunan jadwal dan instrumen pengawasan.
2. Pelaksanaan Audit Kearsipan
Proses pengumpulan dan pengujian bukti untuk menilai efektivitas sistem kearsipan. Sub-tahapnya terdiri dari:
• Entry Meeting: Pertemuan pembuka dengan objek pengawasan untuk menyampaikan maksud dan tujuan.
• Pengisian Instrumen: Pengisian formulir penilaian oleh objek pengawasan.
• Verifikasi dan Validasi: Pemeriksaan bukti dukung dokumen, seperti naskah dinas, formulir peminjaman, dan daftar arsip.
• Wawancara & Pengamatan: Mengonfirmasi praktek lapangan secara langsung dengan staf kearsipan.
3. Penilaian dan Analisis
Evaluasi terhadap hasil audit berdasarkan aspek-aspek kunci, antara lain:
• Penyelenggaraan Kearsipan: Meliputi kepatuhan dan ketaatan perangkat daerah dalam melaksanakan/mengimplementasikan 4 pilar instrument dasar yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Klasfikasi Keamanan dan Akses Arsip yang telah ditetapkan oleh Bupati Bulungan.
• Pengelolaan Arsip: Penilaian terhadap siklus penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
4. Pelaporan dan Tindak Lanjut
Penyampaian hasil temuan untuk perbaikan berkelanjutan.
• Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal (LHPKI).
• Pemberian rekomendasi perbaikan bagi unit yang diaudit.
• Monitoring hasil tindak lanjut untuk memastikan masalah telah diselesaikan.