Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian mengatur tentang prinsip, pendirian, pengurusan, dan pembubaran koperasi di Indonesia. UU ini menetapakn koperasi sebagai badan usaha yang beranggotakan ornag-perorangan atau badan hukum koperasi, dengan kegaiatan yang didasarakan pada prinsip-prinsip koperasi dan asas kekeluargaan, serta berperan sebagai gerakan ekonomi rakyat.
Peraturan Pemerintah Nomor : 4 Tahun 1994 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pengesahan Akta Pendirian
dan Perubahan Anggaran Dasar Koperasi. Peraturan ini memberikan wewenang kepada menteri koperasi untuk memberikan pengesahan, malakukan penolakan pengesahan, serta mendelegasikan wewenang tersebut kepada pejabat terkait.
Peraturan Menteri KUKM Nomor : 19/Per/M.KUKM/IX/2015 Tentang Penyelenggaraan Rapat Anggota Koperasi. Peraturan ini menjelaskan bagimana rapat anggota koperasi, termasuk Rapat Anggota Tahunan (RAT), harus diselengarakan agar sah dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Rapat Anggota Tahunan (RAT) merupakan forum tertinggi dalam tata kelola koperasi yang menjadi indikator utama keberfungsian koperasi secara kelembagaan. Melalui RAT, koperasi mempertanggungjawabkan kinerja pengurus kepada anggota serta menetapkan rencana kerja untuk tahun berikutnya. Namun, di Kabupaten Bulungan, tingkat pelaksanaan RAT oleh koperasi masih tergolong rendah dan belum mencapai target yang ditetapkan.
Fenomena ini menunjukkan lemahnya penerapan prinsip tata kelola koperasi yang baik. Beberapa faktor yang mempengaruhi antara lain rendahnya kesadaran dan pemahaman pengurus terhadap kewajiban RAT, kurangnya kapasitas sumber daya manusia dalam mengelola administrasi dan keuangan koperasi, serta minimnya
peran aktif anggota dalam mendorong akuntabilitas pengurus, minimnya penggunaan komputerisasi dalam pembukuan keuangan, belum optimalnya pemberian sanksi administratif terhadap koperasi yang tidak melaksanakan RAT, usaha yang dijalankan koperasi tidak berjalan/macet. Di samping itu, masih terbatasnya pendampingan dan pengawasan dari pemerintah daerah juga menjadi salah satu penyebab rendahnya kepatuhan koperasi terhadap regulasi yang berlaku.
Rendahnya pelaksanaan RAT berdampak serius terhadap status kelembagaan koperasi, karena tanpa RAT, koperasi berisiko dikategorikan tidak aktif atau bahkan dibubarkan. Kondisi ini pada akhirnya akan menghambat peran koperasi dalam mendorong pemberdayaan ekonomi masyarakat, terutama di sektor UMKM. Oleh karena itu, perlu dilakukan identifikasi yang lebih mendalam mengenai penyebab rendahnya pelaksanaan RAT serta strategi untuk meningkatkan kesadaran dan kepatuhan koperasi terhadap kewajiban tersebut.
Sebelum adanya inovasi, koperasi yang melaksanakan RAT dari tahun 2019 hingga tahun 2020 terbilang masih rendah dilihat dari jumlah koperasi. Tahun 2019 koperasi yang melaksanakan RAT berjumlah 34 koperasi atau 18% dari jumlah total Koperasi. Tahun 2020 koperasi yang melaksanakan RAT berjumlah 29 Koperasi atau 14% dari jumlah total koperasi. Tahun 2020 jumlah koperasi yang melaksanakan RAT mengalami penurunan.
Berdasarkan uraian diatas, inovasi YA SIAP RAT (Layanan Persiapan Pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan) hadir sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan dalam pelaksanaan RAT.
Isu strategis dalam layanan persiapan pelaksanaan RAT di Kabupaten Bulungan adalah rendahnya pemahaman pengurus dan anggota koperasi terhadap fungsi dan prosedur RAT, sehingga banyak pengurus koperasi yang belum memahami pentingnya RAT ditahun 2019 jumlah koperasi 185, koperasi yang aktif 120 koperasi, tidak aktif 65, yang melaksanakan RAT 34 koperasi
dan ditahun 2020 jumlah koperasi 196, koperasi yang aktif 131 koperasi, tidak aktif 65 koperasi, yang melaksanakan RAT 29 koperasi. sebagai kewajiban dan forum tertinggi dalam koperasi. Hal ini berdampak pada kurangnya inisiatif dan kesiapan dalam menyelenggarakan RAT secara tepat waktu dan sesuai ketentuan; Keterbatasan kapasitas manajerial dan administratif koperasi, sebagian besar koperasi belum memiliki system pencatatan keuangan dan administrasi yang baik, sehingga kesulitan dalam menyusun laporan pertanggungjawaban tahunan yang menjadi syarat utama pelaksanaan RAT; minimnya pendampingan teknis dan fasilitasi dari dinas terkait dalam 1 tahun kegiatan sosialisasi terlaksana di 4 Kecamatan, pelayanan fasilitasi seperti bimbingan teknis, penyusunan laporan keuangan, hingga pengarsipan dokumen belum menjangkau seluruh koperasi secara merata, terutama di wilayah terpencil atau yang beroperasi secara pasif; kurangnya partisipasi aktif anggota koperasi, lemahnya keterlibatan anggota dalam proses pengambilan keputusan menyebabkan kurangnya dorongan internal bagi pengurus untuk melaksanakan RAT secara rutin dan belum optimalnya pemanfaatan teknologi informasi, masih sedikit koperasi ditahun 2020 sebanyak 29 koperasi yang memanfaatkan sistem informasi koperasi atau aplikasi pelaporan digital yang dapat mempermudah persiapan dan pelaksanaan RAT.
Langkah awal berupa identifikasi dan perbaikan kondisi dasar koperasi
1. Pengurus Koperasi malu bertanya, terkesan acuh dengan system keuangan yang akuntable.
2. Petugas pendamping yang terbatas dan belum tersetruktur dalam tim
3. Media informasi/ petunjuk penyusunan dok RAT yang belum informative dan belum tersaji secara paraktis
4. Pola pembinaan yang belum terancam jauh-jauh sebelum tahun pelaksanaan RAT
melalui “YA SIAP RAT” (Layanan Persiapan Pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan). “YA SIAP RAT” merupakan kegiatan layanan pendampingan langsung kepada gerakan koperasi degan langkah-langkah diantaranya :
1. Pengurus lebih aktif bertanya karena ada ruang pelayanan khusu RAT
2. Pengurus lebih paham system keuangan koperasi karena sosialisasi yang terus menerus.
3. Petugas pendampingan RAT yang lebih sistematis dalam tim efektif
4. Media petunjuk penyusunan RAT yang tersaji secara praktis dan mudah untuk diterapkan.
5. Pola pembinaan yang terencana jauh sebelum RAT sehingga pembukuan keuangan lebih rapi dari awal.
Dengan adanya inovasi YA SIAP RAT, terjadinya peningkatan ditahun 2024 terdapat 82 koperasi yang melaksanakn RAT melalui pendampingan secara intens dan terfokus pada hasil, karena dengan memfokuskan kegiatan pada pendampingan RAT sebagai salah satu masalah prioritas yang dihadapi koperasi, maka akan ada peluang keberhasilan yang lebih besar, yaitu dengan meningkatnya jumlah pelaksanaan RAT oleh Koperasi
Untuk mengatasi permasalahan rendahnya jumlah koperasi yang melaksanakan Rapat Anggota Tahunan (RAT) di Kabupaten Bulungan, maka Inovasi Layanan Persiapan Pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan (RAT) memberikan gagasan dalam rangka meningkatkan jumlah pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan (RAT) oleh Koperasi di Kabupaten Bulungan melalui “YA SIAP RAT“ yang merupakan kegiatan layanan pendampingan langsung kepada gerakan Koperasi memiliki pembaharuan, meliputi:
1. Pembahruan kondisi koperasi secara sistematis
2. Pelaksanaan RAT tepat waktu dan sesuai aturan
3. Pendampingan dari Dinas untuk pengurus, pengawas, dan anggota Koperasi
4. Meningkatkan kapasitas SDM.
Inovasi “YA SIAP RAT“ (Layanan Persiapan Pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan) merupakan sebuah layanan terhadap gerakan koperasi yang menitikberatkan pada target tercapainya peningkatan pemahaman dan kemampuan pengurus dan pengawas dalam mempersiapkan dalam melaksanakan Rapat Anggota Tahunan (YA SIAP RAT) akan dilaksanakan di Kabupaten Bulungan dengan 4 layanan kepada gerakan koperasi sebagai upaya inovasi kegiatan untuk meningkatkan jumlah koperasi yang melaksanakan RAT di Kabupaten Bulungan. Layanan Persiapan Pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan (YA SIAP RAT), yaitu :
1. “ AYO RAT “ merupakan layanan informasi dan memberikan pemahaman tentang pentingnya RAT bagi koperasi, melalui sarana media cetak, yaitu :
a. Pembuatan banner “ AYO RAT “ yang didalamnya berisi ajakan untuk melaksanakan RAT setiap tahun, dan informasi layanan pendampingan RAT oleh tenaga pendamping.
b. Pembuatan buku saku “AYO RAT“, yaitu merupakan buku saku sebagai pedoman dalam pelaksanaan RAT, yang didalamnya berisi seputar aturan dan ketentuan RAT.
2. “SO RAT“, yaitu kegiatan sosialisasi kepada gerakan koperasi tentang teknis pelaksanaan RAT yang disampaikan dengan metode ceramah, diskusi dan tanya jawab.
3. “KUJANG RAT“, yaitu layanan kunjungan dan pendampingan langsung di koperasi. Sebagai upaya aktif petugas pendampingan untuk mendatangi langsung ke koperasi dalam rangka identifikasi permasalahan dan monitoring koperasi. KUJANG RAT dilaksanakan oleh tim pendamping persiapan RAT yang akan dibuatkan SK Tim, dengan uraian tugas masing-masing dan memiliki target pendampingan.
4. “ PLAKAT RAT “, yaitu penghargaan atas terlaksananya RAT yang diberikan kepada gerakan koperasi. Bentuknya berupa plakat yang bertulisan ucapan terimakasih dan apresiasi dari pemerintah daerah atas terlaksananya RAT tahun buku yang bersangkutan.